IT-ordførerne bliver i øjeblikket bestormet/oversvømmet af emails omkring deres kommende valg af én eller flere standard-formater for dokumentudveksling i den offentlige forvaltning. Én af disse emails kom søreme fra mig. Jeg sendte i tirsdags denne email til IT-ordførerne for de forskellige partier:
Valg af standardformat for dokumentudveksling i den offentlige sektor
I de sidste måneders tid har debatten omkring valg af standardformat for udveksling af dokumenter i den offentlige forvaltning bølget frem og tilbage. På den ene side står fortalerne for Open Document Format (ODF) og på den anden side står fortalerne for Office Open Xml (OOXML). Desværre er debatten blevet grundigt polariseret og det har betydet, at vigtige detaljer ved de enkelte formater ikke har fået den opmærksomhed, som de burde.
Lad mig starte med at slå fast, at jeg tilhører den midtergruppe, der ønsker valg af begge formater. Jeg mener basalt set ikke, at der er noget i vejen for konkurrence imellem formater. Jeg er heller ikke bekendt med noget historisk, der taler imod flere formater, men - endnu mere vigtigt – der er i mine øjne vægtige grunde til ikke kun at vælge ODF. Lad mig også slå fast, at jeg på ingen måde er ”solgt” i forhold til OOXML. Der er detaljer ved ODF, som tiltaler mig mere end de tilsvarende detaljer ved OOXML og der er designbeslutninger ved ODF, som jeg synes bedre om end tilsvarende ved OOXML. Men når alt kommer til alt, så er der ting som OOXML kan, hvor ODF ikke kan følge med i nuværende version. Da jeg er pragmatiker og ikke ”IT-religiøs”, mener jeg, at netop disse ting er alt for vigtige for værdiudviklingen i den offentlige sektor til at de blot kan ignoreres.
Jeg arbejder til dagligt som IT-konsulent/ingeniør for virksomheder i den offentlige sektor. Mit arbejde er som programmør og arkitekt på projekter i forskellige dele af den offentlige forvaltning. Jeg er med andre ord en af de personer, der med sikkerhed kommer til at udvikle og implementere løsninger, der anvender det format I ender med at vælge. Da jeg har min daglige gang i den offentlige sektor, er jeg dermed også en af de, der har en forhåndsvurdering af, hvor vi kunne skabe ekstra værdi for vores kunder i den offentlige forvaltning – nemlig i forvaltningsprocesserne.
OOXML inkluderer en mulighed, som Microsoft kalder ”Kunde-specifikke skemaer”. Uden at blive alt for teknisk, så er idéen, at man kan knytte et OOXML-dokument til fx specifikationen for en eFaktura, en EPJ-journal, en politirapport eller en af de mange OIO-standarder, der ligger i OIO-kataloget. Når OOXML-dokumentet eksempelvis sendes pr. e-mail vil disse data automatisk kunne registreres i forvaltningens økonomisystem eller når dokumentet gemmes på en fælles server, vil data i fx EPJ-journalen eller politirapporten automatisk kunne gemmes, arkiveres eller registreres som en del af en sagsbehandlingsproces. Pointen her er, at der ikke skal ændres i selve forvaltningsprocessen – medarbejderen skal lave nøjagtigt det samme som altid. Men OOXML-formatet muliggør udvikling af IT-systemer, der kan følge denne proces, så den enkelte medarbejder kan koncentrere sig om det vigtige – nemlig at servicere borgerne i den enkelte forvaltning.
Prøv at forestille dig, hvilken værdi vi kunne tilføre den offentlige sektor, hvis vi kunne gøre rundsendelsen af skabeloner, regneark og lignende mellem medarbejdere i den offentlige forvaltning bare en smule mere intelligent. Eksempler til illustrering af mulighederne i OOXML kunne være:
- Landsbyggefonden er i gang med at lave en boligportal, hvortil alle almennyttige boligforeninger skal indrapportere data om deres lejemål via et standardiseret OIO-format. Data skal herefter gøres søgbart for alle, så man i lighed med ejendomsmæglernes boligsider kan søge efter lejemål i Danmark. Her vil det være muligt at offentliggøre et OOXML-dokument på portalens hjemmeside, der er knyttet til en standard for disse boligoplysninger. De enkelte foreninger kan herefter let og enkelt indtaste og indsende deres data – og Landsbyggefonden har efterfølgende mulighed for automatisk at registrere data elektronisk
- Ved salg af ydelser til den offentlige sektor skal alle fakturaer sendes som en eFaktura. Men det er relativt omkostningstungt for de mange små virksomheder i Danmark at udvikle/købe programmer, så de kan danne eFakturaer, når de skal fakturere en ydelse til en offentlig forvaltning. Bla. derfor har man jo valgt at lave de såkaldte ”scanningscentre”, hvortil små virksomheder uden mulighed for eFaktura kan indsende deres papirfakturaer. Denne faktura bliver herefter ind-scannet og registreret elektronisk. Med OOXML vil man i stedet på forvaltningens hjemmeside kunne lægge et OOXML-dokument, som automatisk vil lave en eFaktura til brug for de virksomheder, der ikke har økonomi til at lave eller indkøbe egne systemer til dannelse af eFaktura. De skal herefter ”blot” åbne OOXML-dokumentet i deres kontorpakke som fx OpenOffice.org eller MS Office, udfylde felterne i den og indsende den til det relevante økonomikontor. Det vil ikke være nødvendigt at indsende den fysiske faktura, og den forsinkelse på bekræftelse mange virksomheder oplever, når de indsender deres fakturaer til scanningscentret, kan afløses af en prompte kvittering på, at økonomikontoret har modtaget fakturaen.
- I forbindelse med implementeringen af FESD i landets kommuner og regioner er der defineret en lang række standarder for dataudveksling og dataformater for de dokumenttyper, der typisk anvendes i den offentlige forvaltning. Dette kunne være dokumentstandarder for udvalgsarbejde, sagshåndtering, arkivering og lignende. OOXML giver mulighed for, at dokumenter kan indgå som en aktiv del af denne proces og ikke blot til at fordele information imellem læserne af dokumenterne.
I forbindelse med valg af enten ODF eller OOXML tales der meget om Belgiens valg af ODF som eksklusivt udvekslingsformat i den offentlige forvaltning, men lad mig gøre opmærksom på, at Belgiens IT-modenhed slet ikke matcher den danske. Det er muligt, at Belgien pt. kun er klar til at standardisere formatet for udveksling af visuel information, men det synes kun rimeligt, at vi i Danmark – et land i absolut top af IT-modenhedsindexet – sigter højere end ”blot at kunne sende breve og regneark imellem borgere og offentlige virksomheder”. Vi bør derimod stræbe efter at gøre selve dokumenterne intelligente så vi kan skabe værdi i selve processen med distribution af dokumenter – og ikke kun, når dokumenterne behandles til slut af den enkelte medarbejder.
Det er min klare overbevisning, at valg af begge formater vil bevirke udvikling af tilføjelsesmoduler til de populære kontorpakker som Microsoft Office samt OpenOffice.org, så de begge kan læse og skrive både OOXML og ODF. Jeg kan nemlig ikke se, at hverken Microsoft eller ODF-støtterne har andet valg. Det er tydeligt, at flere partier har en – i øvrigt meget rimelig – bekymring for, at valg af OOXML vil betyde fastlåsning af udgifterne til licenser for Microsoft Office-pakkerne, men det er min klare holdning, at jeres valg af begge formater netop ikke vil bevirke, at den offentlige sektor ”tvinges i seng med Microsoft”, da også den gratis kontorpakke OpenOffice.org vil kunne læse OOXML-filer.
Jeg vil opfordre jer til at turde vælge den pragmatiske løsning – nemlig valg af to formater for dokumentudveksling i den offentlige forvaltning. Hermed stilles det frit, hvilket format man ønsker at anvende. Der er flere ting ved ODF, som for mig indikerer, at selve implementeringen af ODF-understøttelse vil være billigere end en tilsvarende løsning med OOXML. Der er også flere ting ved selve formatet, som indikerer, at ODF vil blive anvendt flittigt i de forskellige forvaltninger. Men OOXML indeholder ganske enkelte nogle muligheder for værdiberigelse af processerne i den offentlige forvaltning, som I som folketingsmedlemmer ikke rigtigt kan tillade jer at ignorere. Et valg af to formater vil nemlig i mine øjne ikke være et reelt fravalg af ODF men derimod et tilvalg af OOXML. Valget af format(er) vil således indgå i IT-leverandørernes indbyrdes konkurrence om at levere billige og effektive løsninger til den offentlige sektor.
Ønsker du, at jeg uddyber min henvendelse, så står jeg naturligvis gerne til rådighed.